Dokumentenechte Archivierung

Nach der Musterberufsordnung von 1988, §11 Abs. 1 dürfen die Aufzeichnungen des Arztes auch auf elektronischen Datenträgern oder anderen Speichermedien vorgenommen werden.

In der Musterberufsordnung von 1997 wird hierauf nicht mehr explizit hingewiesen. Statt dessen heißt es in §10 Abs. 5: "Aufzeichnungen auf elektronischen Datenträgern oder anderen Speichermedien bedürfen besonderen Sicherungs- und Schutzmaßnahmen, um deren Veränderung, Vernichtung oder unrechtmäßige Verwendung zu verhindern. Der Arzt hat hierbei die Empfehlungen der Ärztekammer zu beachten."

In AdAkta sind mit Ausnahme der digitalen Signatur alle nur erdenklichen Maßnahmen getroffen, um das Archiv fälschungssicher zu machen (im Sinne der Grundsätze des Bundesfinanzministers vom 07.11.1995 zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung):

  • Alle Dokumente werden bildhaft archiviert.
  • Alle Seiten eines mehrseitigen Dokumentes bzw. alle Bilder einer Untersuchung werden in einer Datei gespeichert und nicht einzelne Seiten oder Bilder in einzelnen Dateien. Dadurch ist der Zusammenhang und die Reihenfolge der Seiten eindeutig. Diese Dokumentdatei kann nicht mit der üblichen Windows-Software bearbeitet werden, wodurch eine versehentliche Veränderung ausgeschlossen ist.
  • Alle Aktionen im Archiv werden in Dateien protokolliert. Diese Protokolle werden auch auf den Archiv-CDs abgelegt!
  • Zu jedem Dokument werden Eingangsdatum und Archivar automatisch dokumentiert.
  • Jedes Dokument erhält eine eindeutige Dokumentennummer.
  • Die Langzeitarchivierung erfolgt auf einmal beschreibbaren CDs oder DVDs (single session nach ISO-9660) und ist damit nicht mehr veränderbar.
  • Die Archiv-Medien werden direkt aus AdAkta erstellt, wodurch eine versehentliche Vertauschung ausgeschlossen ist.
  • Jedes Medium erhält eine eindeutige Mediennummer. Die ersten fünf Stellen dieser Mediennummer identifizieren die Praxis.

Wenn Sie jetzt noch die folgenden Empfehlungen beherzigen, erhalten Sie, wie es im Juristendeutsch heißt: "Objekte des Augenscheins von hoher Qualität". Diese kommen in der Beweiskraft einer Urkunde (unterschriebenes Original) sehr nahe.

In Arzthaftungsprozessen führt dies zu einer Umkehr der Beweislast: Nicht der Arzt muss beweisen, dass das im Prozess vorgelegte Dokument fälschungssicher ist, sondern der Prozessgegner muss beweisen, dass die in dem Dokument enthaltenen Tatsachen falsch sind.

Unsere Empfehlungen

  • Ihr Personal muss eingewiesen sein!
  • Prüfen Sie die gescannten Dokumente auf Vollständigkeit!
  • Benutzen Sie personenbezogene Kürzel (Archivare) zum Anmelden, keine arbeitsplatzbezogenen. Nur so ist das Protokoll "wer hat was archiviert" auch einer Person zuzuordnen!
  • Archivieren Sie auf CD/DVD! Verwahren Sie diese an einem sicheren Ort!
  • Schützen Sie den Server und das AdAka-Archiv vor fremdem Zugriff!

Können Sie die Originale vernichten?

Bei Fremdbefunden ist das sicher unproblematisch, da der Erheber des Befundes ohnehin verpflichtet ist, eine Kopie aufzubewahren.

Kritisch wird es z.B. bei Narkoseprotokollen, die Urkunden aus dem eigenen Hause sind. In diesem Fall raten wir Ihnen, regelmäßig eine Kopie der Archiv-CD bei einem Notar zu hinterlegen.

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